Y broses dendro
Mathau o weithdrefnau
Fel arfer, gwahoddir tendrau dan weithdrefn 'gyfyngedig' neu weithdrefn 'agored'.
Gweithdrefn dendro agored
Defnyddir y weithdrefn hon fel arfer pan fo'r nifer disgwyliedig o ymatebion yn debygol o fod yn hawdd i'w reoli. Gwahoddir unrhyw sefydliad sy'n mynegi diddordeb mewn cyfle a hysbysebwyd i dendro a bydd yn derbyn pecyn tendro. Mae'n rhaid cwblhau hwn yn llawn a'i ddychwelyd gydag unrhyw wybodaeth gefnogol ofynnol erbyn dyddiad ac amser penodol. Bydd panel o swyddogion yn gwerthuso ymatebion yn erbyn meini prawf a bennwyd ymlaen llaw a bydd y tendrwr â'r sgôr uchaf yn ennill y contract.
Gweithdrefn dendro gyfyngedig
Defnyddir y weithdrefn hon fel arfer os disgwylir lefel uchel o ddiddordeb. Mae'r weithdrefn hon yn gofyn bod sefydliadau sy'n mynegi diddordeb yn cael asesiad cyn-cymhwyso cychwynnol i werthuso pethau megis eu sefyllfa economaidd ac ariannol a'u gallu i gydymffurfio ag Iechyd a Diogelwch a Chyfleoedd Cyfartal. Fel arfer, anfonir holiadur cyn-cymhwyso i'r sefydliadau y mae'n rhaid ei gwblhau'n llawn a'i ddychwelyd erbyn dyddiad ac amser penodol. Bydd panel o swyddogion yn gwerthuso ymatebion yn erbyn meini prawf a bennwyd ymlaen llaw a gwahoddir yr ymgeiswyr fwyaf addas i dendro.
Tendro electronig (E-dendro
Mae tendro electronig (e-dendro) yn defnyddio porth diogel er mwyn gwneud y broses dendro gyfan yn electronig. Mae hyn yn cynnwys pob cam o'r broses dendro, o fynegi diddordeb i ennill y contract. Mae'r math hwn o dendro yn gofyn i sefydliadau fynegi diddordeb ar-lein lle cânt fynediad i'r holl wybodaeth am y tendr ac i'r holiadur(on). Mae gofyn i sefydliadau gwblhau a chyflwyno eu cais tendr ar-lein erbyn dyddiad ac amser penodol. Cânt eu gwerthuso yn erbyn meini prawf a bennwyd ymlaen llaw ac fe'u cwblheir yn awtomatig gan y porth, neu gan banel o swyddogion pan nad oes modd sgorio'n awtomatig, e.e. ar gyfer ymateb ysgrifenedig hir.
Gellir defnyddio tendro electronig wrth ddilyn unrhyw fath o weithdrefn dendro ac, os yw'n briodol, gall hefyd gynnwys defnyddio arwerthiant electronig gwrthdro (e-arwerthiant).
Y pecyn tendro
Os ydych yn llwyddiannus yn yr asesiad cyn-gymhwyso cychwynnol, neu'n cymryd rhan mewn gweithdrefn agored, byddwn yn anfon pecyn tendro atoch. Fel arfer bydd hyn yn cynnwys y canlynol:
| Is-adran | Disgrifiad |
|---|---|
| Cyfarwyddiadau i Dendro | Arweiniad pwysig ar sut i gwblhau'ch cais dendro a gwybodaeth am ble a phryd y mae'n rhaid cyflwyno tendrau. |
| Manyleb | Manylion am ofynion penodol y cyngor, er enghraifft y safonau perfformiad a'r canlyniadau y mae eu hangen arnom. |
| Holiadur y Cyflenwr | Y ddogfen sy'n pennu'r cwestiynau y mae'n rhaid i chi eu hateb. |
| Atodlen Brisiau | Y ddogfen lle byddwch yn nodi'ch prisiau/cyfraddau. |
| Amodau a Thelerau | Dyma sail y berthynas rhwng y cyngor a'r tendrwyr llwyddiannus. |
| Ffurflen y Tendrwr | Eich cynnig ffurfiol i'r cyngor y mae'n rhaid ei lofnodi. |
| Ffurflennu Caffael Eraill | Ffurflenni eraill, gan gynnwys Tystysgrif Gwrth-gydgynllwynio a Hysbysiad a Datganiad Rhyddid Gwybodaeth, y mae'n rhaid llofnodi pob un ohonynt. |
| Atodiadau | Bydd y rhain yn cynnwys unrhyw wybodaeth gefnogol, megis cynlluniau, darluniau, mapiau etc. |
| Label Dychwelyd Tendr | Dylid gosod hwn ar yr amlen/pecyn pan fyddwch yn dychwelyd eich cais. |
Gall dogfennau tendro fod yn fanwl iawn, ond ni ddylai hyn eich atal rhag tendro ar gyfer y busnes. Os oes gennych unrhyw ymholiadau, caiff swyddog ei enwi yn y pecyn tendro bob amser a gallwch gysylltu ag ef am gyngor ac arweiniad.
Bydd yn rhaid cwblhau tendrau erbyn amser penodol a'u dychwelyd gan ddefnyddio'r label tendro a ddarperir. Sicrhewch nad ydych yn rhoi marc post eich sefydliad nac unrhyw wybodaeth adnabod arall ar yr amlen dendro. Caiff yr holl ddogfennau tendro eu hagor ar yr un adeg ar ôl y dyddiad dychwelyd. Os nad ydych yn dychwelyd eich dogfennau tendro erbyn y dyddiad cau penodol, caiff y tendr ei ddileu'n awtomatig o'r broses werthuso.
Sut rydym yn gwerthuso ymatebion
Fel rheol byddwn yn asesu tendrau a dyfynbrisiau ar sail pa un sydd 'Fwyaf Manteisiol yn Economaidd'. Gwneir hyn er mwyn ystyried ansawdd a ffactorau pwysig eraill yn ogystal â chost. Gallai ffactorau o'r fath gynnwys amserau ymateb, amser arwain cyflwyno, gweithredu cynlluniau neu gydymffurfio â safonau ansawdd penodol.
Bydd y dogfennau tendro bob amser yn darparu gwybodaeth ac arweiniad manwl ynghylch sut caiff tendrau eu gwerthuso.
Caiff tendrau eu gwerthuso yn erbyn meini prawf a bennir ymlaen llaw, fel arfer gan banel o swyddogion sy'n cynrychioli gwahanol adrannau yn y cyngor. Mae'r gwerthusiad yn canolbwyntio ar sut mae tendrwyr yn cynnig cyflwyno'r ansawdd gofynnol a sut mae hyn yn berthnasol i'r pris(iau) a gynigir. Mae'n bosib y gwahoddir tendrwyr i fynychu cyfweliad, cyflwyno samplau a/neu roi arddangosiad neu gyflwyniad fel rhan o'r broses werthuso.
P'un ai ydynt yn llwyddiannus ai peidio, cysylltir â thendrwyr yn ysgrifenedig gyda chanlyniad y broses werthuso. O fewn cyfyngiadau cyfrinachedd masnachol, caiff tendrwyr adborth a fydd yn cynnwys eglurhad am bam nad oedd eu cais yn llwyddiannus. Dylai'r adborth hwn helpu gyda cheisiadau yn y dyfodol gan y bydd yn cynnwys yr wybodaeth ganlynol:
- Trefn safleoedd eich tendr a manylion eich sgôr asesu
- Unrhyw feysydd lle nad oedd y tendr yn bodloni'r safonau gofynnol
- Disgrifiad bras o gryfderau'r tendr llwyddiannus
- Enw'r tendrwr llwyddiannus
Awgrymiadau da ar gyfer Tendro
- Darllen yr hysbyseb a'i gyfarwyddiadau'n ofalus a chyflwyno cais yn ôl y gofyn erbyn y dyddiadau a ddengys.
- Darllen yr holl ddogfennaeth yn ofalus ac anfon unrhyw ymholiadau at y swyddog cyswllt perthnasol.
- Sicrhau eich bod yn darparu'r holl wybodaeth y gofynnir amdani ac ateb y cwestiynau'n gywir.
- Os nad ydych yn deall unrhyw ran o'r fanyleb, cysylltwch â'r swyddog a enwir yn y ddogfennaeth dendro erbyn y dyddiad penodol a gofynnwch am fwy o wybodaeth.
- Dychwelyd y tendr erbyn y dyddiad a'r amser cau ac yn y modd a nodir.
- Ymateb yn brydlon i unrhyw geisiadau am fwy o wybodaeth.