Caffael
Cyflwyniad i'r Uned Gaffael Gorfforaethol
Mae'r Uned Gaffael Gorfforaethol yn rhan o'r Gyfarwyddiaeth Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol. Rôl yr uned yw darparu cyngor a chefnogaeth strategol i'r holl gyfarwyddiaethau yn yr awdurdod a sicrhau bod ymagwedd gyson at gaffael ar draws amrywiaeth eang o nwyddau, gwasanaethau a gwaith.
Mae'r pwyslais ar gaffael wedi cynyddu yn ystod y blynyddoedd diwethaf a gwelir hyn gan gydnabyddiaeth ac ymrwymiad clir yr Aelodau Etholedig a'r Prif Weithredwr at bwysigrwydd caffael strategol effeithiol. Mae hyn yn ymgorffori'r angen i wella gwerth am arian yn barhaus a geir am yr holl nwyddau, gwasanaethau a gwaith sy'n cael eu caffael drwy gydbwyso cost, ansawdd, cynaladwyedd a pherfformiad.
Beth yw Caffael?
"Caffael yw'r broses o gael nwyddau, gwaith a gwasanaethau sy'n cynnwys caffaeliad gan drydydd partïon a darparwyr mewnol. Mae'r broses gaffael yn para am y cylchred bywyd cyfan, o nodi anghenion i ddiwedd contract gwasanaethau neu i ddiwedd bywyd defnyddiol ased. Mae'n cynnwys arfarnu opsiynau a'r penderfyniad 'creu neu brynu' allweddol."(Strategaeth Gaffael Genedlaethol ar gyfer Llywodraeth Leol)
Yn syml, mae caffael yn ymwneud â phrynu'r nwyddau, y gwasanaethau a'r gwaith y mae eu hangen i alluogi'r cyngor i gyflwyno gwasanaethau i bobl y fwrdeistref sirol. Mae'r cyngor yn brif brynwr sy'n gwario oddeutu £180 miliwn y flwyddyn ar amrywiaeth eang o nwyddau, gwasanaethau a gwaith.
Sut rydym yn prynu
Mae pob un o adrannau'r cyngor yn gyfrifol am gaffael y nwyddau a'r gwasanaethau y mae eu hangen arnynt. Mae'r Uned Gaffael Gorfforaethol yn helpu i reoli'r gweithgareddau hyn drwy ddarparu rôl gydlynu a chynghori ganolog.
Er enghraifft, er bod ysgolion lleol yn gwneud eu penderfyniadau caffael eu hunain fe'u hanogir i ddilyn gweithdrefnau caffael y cyngor a defnyddio'r contractau corfforaethol sydd ar waith.
Caffael ar y Cyd
Mae'r Uned Gaffael Gorfforaethol yn edrych yn fwyfwy i gyflwyno a gwella ein gwasanaethau drwy gydweithio â chyrff eraill y sector cyhoeddus. Dyma rai enghreifftiau:
Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol (GCC)
Mae Cyngor Castell-nedd Port Talbot yn un o sefydliadau cwsmeriaid Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol Cymru a sefydlwyd i hyrwyddo prynu ar y cyd ar draws Sector Cyhoeddus Cymru.
Gwasanaethau Masnachol y Goron (GMG)
Rydym hefyd yn defnyddio ystod o drefniadau prynu cenedlaethol eraill drwy Wasanaethau Masnachol y Goron sy'n caffael ar ran Llywodraeth Ganolog a Sector Cyhoeddus ehangach y DU.
Yr hyn rydym yn ri brynu
O ystyried natur amrywiol ein gwasanaethau, mae'r gofynion yn amrywiol, o bryniadau rhad i rai sylweddol megis deunydd ysgrifennu a chyflenwadau swyddfa, i waith cyfalaf drud a phrosiectau cymhleth eraill.
Dylai'r rhestr ganlynol o gategorïau caffael roi syniad i chi o'r mathau o gaffaeliadau y mae'r cyngor yn ymgymryd â hwy yn rheolaidd.
- Anghenion a Nwyddau Swyddfa Cyffredinol
- Gwasanaethau Proffesiynol
- Priffyrdd, Adeiladau ac Adeiladu
- TGCh a Ffonau Symudol
- Ynni a Chyfleustodau
- Gwasanaethau Cymdeithasol
- Rheoli Cyfleusterau
- Bwyd a Diod
- Addysgol
Ein gweithdrefnau a'n rheoliadau caffael
Fel sefydliad sector cyhoeddus mae dyletswydd arnom i weithredu mewn modd agored, teg ac eglur gan ganiatáu rhyddid cyfle i'r farchnad fasnachu â ni. Cyfeirir at ein gweithdrefnau caffael fel 'Rheolau Gweithdrefnau Contractau'. Maent yn bwysig am eu bod yn helpu i:
- Roi fframwaith cyfreithiol ac archwiliadwy i'n gweithgareddau caffael
- Cael gwasanaethau gwerth am arian i'r cyhoedd
- Sicrhau ein bod yn cydymffurfio â'r gyfraith sy'n rheoli gwario arian cyhoeddus
- Amddiffyn ein staff a'n haelodau rhag beirniadaeth ormodol neu honiadau o gamwedd.
Dyma grynodeb o'n prif weithdrefnau caffael (oni bai bod y pryniant yn cael ei wneud trwy un o'n contractau corfforaethol neu drwy fframweithiau'r sector cyhoeddus):
- Ar gyfer pryniadau, gellir dyfarnu contractau o dan £10,000 yn uniongyrchol i gyflenwr, wrth sicrhau gwerth am arian i'r Awdurdod;
- Ar gyfer pryniadau rhwng £10,000 a £25,000, rhaid gofyn am o leiaf dri dyfynbris ysgrifenedig;
- Ar gyfer pryniadau dros £25,000, rhaid gofyn am dendrau gan ddefnyddio dogfen 'Gwahoddiad i Dendro' ffurfiol.
Mae gennym hefyd ofyniad cyfreithiol i gydymffurfio â Rheoliadau Contractau Cyhoeddus y DU 2015. Mae hyn yn rheoli'r ffordd y mae'n rhaid cynnal proses gaffael y sector cyhoeddus ar gyfer contractau dros drothwyon penodol.
Mae'r trothwyon yn cael eu hadolygu bob dwy flynedd. O fis Ionawr 2020 y trothwyon hyn yw £189,330 ar gyfer Cyflenwadau a Gwasanaethau, a £4,733,252 ar gyfer contractau gwaith.
Mae'r rheoliadau'n seiliedig ar yr egwyddorion canlynol:
- Rhaid hysbysebu contractau sy'n fwy na'r trothwyon yng Nghyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU) fel y gall yr holl bartïon sydd â diddordeb mewn aelod-wladwriaethau gael cyfle cyfartal i gyflwyno tendrau.
- Rhaid i bob ymholiad dderbyn triniaeth gyfartal er mwyn dileu gwahaniaethu ar sail cenedligrwydd y contractwr neu darddiad y nwyddau, y gwasanaethau neu'r gwaith; a
- Rhaid i holl weithdrefnau dewis, tendro a dyfarnu cyflenwyr gynnwys defnyddio meini prawf clir a gwrthrychol.