Esbonio Gwaith Craffu

Beth yw craffu?

Cyflwynwyd pwyllgorau craffu i sicrhau bod nifer mwy o Gynghorwyr yn ymgymryd â dylanwadu ar bolisïau a gwella gwasanaethau'r cyngor, gan ddarparu gwiriadau a chydbwysedd i'r penderfyniadau a wneir gan y Cabinet. Yng Nghastell-nedd Port Talbot, mae hyn wedi arwain at greu pedwar pwyllgor craffu:

• Pwyllgor Craffu’r Gymuned, Cyllid ac Arweinyddiaeth Strategol
• Pwyllgor Craffu Addysg, Sgiliau a Lles
• Pwyllgor Craffu Amgylchedd, Adfywio a Gwasanaethau Strydlun
• Pwyllgor Craffu Gwasanaethau Cymdeithasol, Tai a Diogelwch Cymunedol

Mae pob pwyllgor craffu yn cynnwys hyd at 15 o gynghorwyr o bleidiau gwleidyddol o fewn y cyngor, sy'n adlewyrchu cyfansoddiad gwleidyddol cyffredinol y cyngor. Mae'r Pwyllgor Craffu Addysg, Sgiliau a Lles hefyd yn cynnwys rhiant-lywodraethwyr cyfetholedig a dau gynrychiolydd cyfetholedig o'r Eglwys yng Nghymru a'r Esgobaethau Catholig.

Mae'r pwyllgorau'n gweithio gyda'i gilydd i sicrhau atebolrwydd, gonestrwydd a thryloywder, gan roi pedwar egwyddor craffu da y Ganolfan Craffu Cyhoeddus ar waith, sef:

1. Mae'n darparu her 'cyfaill beirniadol' i'r rheini sy'n llunio polisïau gweithredol ac yn gwneud penderfyniadau
2. Mae'n galluogi i lais a phryderon y cyhoedd gael eu clywed
3. Cyflawnir y gwaith gan 'Lywodraethwyr Annibynnol' sy'n arwain ac yn ymgymryd â'r rôl craffu.
4. Mae'n hyrwyddo gwelliant mewn gwasanaethau cyhoeddus

Mae'r Cyfansoddiad yn amlinellu pedair prif rôl craffu. Sef:

• Cyn Craffu (mae hyn yn cynnwys ystyried penderfyniadau i'w gwneud gan y Cabinet a Byrddau'r Cabinet cyn iddynt gael eu gwneud)
• Perfformiad (Mae hyn yn cynnwys monitro sut y mae gwasanaethau'n perfformio).
• Polisi a Phartneriaeth (mae hyn yn cynnwys effaith polisïau a galw partneriaid y Cyngor i gyfrif).
• Ar ôl Craffu (mae hyn yn cynnwys ystyried effaith penderfyniadau wedi iddynt gael eu gwneud).

Beth sy'n digwydd mewn cyfarfod pwyllgor craffu?

Mae pwyllgorau craffu yn cynnal eu cyfarfodydd bob 4 neu 6 wythnos fel arfer. Mae'r cyfarfodydd ar agor i'r cyhoedd ac eithrio pan fydd eitemau preifat yn cael eu trafod (e.e. pan fydd gwybodaeth bersonol neu ariannol unigolyn yn cael ei hystyried). Mae ganddynt eu Blaenraglenni Gwaith eu hunain.

Bydd y swyddogion perthnasol yn cyflwyno adroddiad y gofynnir amdano gan y pwyllgor a bydd gan aelodau'r pwyllgor gyfle i ofyn cwestiynau sy'n ymwneud â'r pwnc y creffir arno. Gwahoddir aelodau'r Cabinet perthnasol i'r cyfarfod i'w galw nhw i gyfrif am feysydd y maent yn gyfrifol amdanynt.

Yn ystod y cyfarfod, cofnodir sylwadau, arsylwadau ac argymhellion yr aelodau am y pynciau ac fe'u hystyrir wedyn gan y Cabinet sy'n dilyn pan gymerir y penderfyniad terfynol.

O bryd i'w gilydd, bydd pwyllgorau hefyd yn derbyn trosolwg o adroddiad ymchwilio 'Tasg a Gorffen' y mae aelodau'r pwyllgor wedi'i wneud. Mae angen i'r pwyllgor roi cymeradwyaeth derfynol i'r adroddiad a'i argymhellion cyn iddo gael ei anfon i'r Cabinet.

Sut mae aelodau'n craffu ar fater?

Wrth graffu ar fater neu bwnc, bydd Aelodau'n derbyn gwybodaeth gefndir a'r heriau allweddol sy'n wynebu'r cyngor mewn perthynas â'r gwasanaeth neu'r polisi sydd dan ystyriaeth.
Diben cwestiynu mewn cyfarfod pwyllgor yw sicrhau bod yr aelodau'n gweithredu fel 'Cyfaill Beirniadol' wrth ystyried materion penodol mewn perthynas â gwasanaethau neu bolisïau sy'n cael eu trafod.

Gall cwestiynu helpu i nodi pa mor effeithlon ac effeithiol yw ein gwasanaethau, pa mor deg ydynt o ran darparu mynediad i bob dinesydd, p'un a yw ein gwasanaethau'n perfformio'n dda, beth yw'r risgiau allweddol a sut y gellid eu gwella.

Er mwyn sicrhau bod y cyngor yn dangos ei fod wedi cyflawni ei ddyletswydd o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, rhaid i aelodau roi sylw dyledus i Asesiadau Effaith Integredig (AEI) a gwblhawyd.

Sut mae pwyllgorau craffu'n gosod eu rhaglenni gwaith?

Mae pennu Rhaglen Waith y Pwyllgor Craffu yn gam pwysig yn y broses graffu; mae'n nodi pynciau allweddol a fydd yn cael eu hystyried yn y flwyddyn sydd i ddod. Mae aelodau'r Pwyllgor Craffu yn gosod y Rhaglen Waith gyda chymorth eu Swyddog Craffu, yn gynnar yn y flwyddyn Ddinesig.

Dyma rai egwyddorion allweddol ar gyfer pennu Rhaglenni Gwaith:

• Dylai pynciau ychwanegu gwerth a chefnogi blaenoriaethau corfforaethol a safbwynt cyllideb cyffredinol y cyngor
• Dylid dewis pynciau a fydd yn effeithio ar y ffordd y mae'r cyngor yn darparu gwasanaethau i'r cyhoedd
• Lle bo'n briodol, dylid cynnwys partneriaid, rhanddeiliaid a'r cyhoedd
• Dylid caniatáu rhywfaint o hyblygrwydd i alluogi cynnwys pynciau wrth iddynt godi
• Ceisio gwelliant yn y gwasanaethau a ddarperir
• Bod yn gyraeddadwy o fewn yr adnoddau sydd ar gael
• Ffynonellau gwybodaeth i nodi pynciau allweddol

Daw'r pynciau ar gyfer y Rhaglen Waith o ystod eang o ffynonellau, gan gynnwys:

• Awgrymiadau a wneir gan Aelodau Etholedig
• Awgrymiadau a wneir gan Uwch-reolwyr a chynlluniau busnes eu maes gwasanaeth
• Awgrymiadau a wneir gan Swyddogion Craffu
• Blaengynlluniau'r Cabinet/Byrddau'r Cabinet
• Adroddiadau monitro perfformiad corfforaethol
• Awgrymiadau a wnaed gan bartneriaid a rhanddeiliaid
• Cynllun Gwella Corfforaethol a Chynllun Integredig Sengl y cyngor
• Pynciau o adroddiadau monitro cyllidebau a Blaengynllun Ariannol y cyngor
• Materion sy'n deillio o adroddiadau archwilio ac arolygu
• Canlyniadau ymgynghoriadau cyhoeddus

Yn ogystal â'r pynciau a nodwyd gan aelodau, mae gan Bwyllgorau Craffu eitemau sefydlog y maent yn eu hystyried yn rheolaidd, megis cynlluniau busnes meysydd gwasanaeth, monitro cyllidebau a monitro perfformiad.

Unwaith y bydd aelodau wedi llunio'r Rhaglen Waith, bydd yn bwysig iddynt nodi a chytuno ar y pynciau â'r flaenoriaeth uchaf, sef y rhai a fydd yn ychwanegu'r gwerth mwyaf drwy eu gwaith. Gellir edrych ar bynciau y mae angen eu harchwilio'n fanylach fel rhan o grŵp 'ymchwilio' a gellir eu cynnwys yn y Rhaglen Waith Craffu gyffredinol.

Sut gall y cyhoedd fod yn rhan o Graffu?

Mae croeso i aelodau'r cyhoedd ddod i gyfarfodydd y pwyllgorau craffu. Manylion am gyfarfodydd.

Os oes gan aelodau o'r cyhoedd ddiddordeb arbennig mewn pwnc, gallant gysylltu â'u Cynghorydd lleol neu e-bostiwch y Tîm Craffu ar  democratic.services@npt.gov.uk

Gellir gwahodd aelodau o'r cyhoedd hefyd i hysbysu grwpiau ymchwilio penodol a rhoi gwybodaeth iddynt.

Mae'r cyngor am ei gwneud yn haws i aelodau'r cyhoedd gymryd rhan mewn craffu. Os oes gennych unrhyw awgrymiadau i wella'r broses, cysylltwch â ni.