Hysbysiad Preifatrwydd - Panel Dinasyddion CnPT

Mae gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot drefn Diogelu Data ar waith i oruchwylio prosesu eich data personol yn effeithlon a diogel: yn unol â gofynion y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data 2016 (GDPR) a’r Ddeddf Diogelu Data 2018. Gallwch ddarllen Datganiad Preifatrwydd y Cyngor.

Drwy ddarparu eich gwybodaeth bersonol i ni rydych trwy hyn yn cydnabod mai Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot yw’r Rheolwr Data ar gyfer yr holl wybodaeth bersonol a ddarperir gennych i ni (i bwrpas y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data 2016 (GDPR) a’r Ddeddf Diogelu Data 2018).

Fel Rheolwr Data, mae’n ofynnol dan GDPR i’r Cyngor eich hysbysu pa rai o ‘Amodau Prosesu Data’ Erthygl 6 GDPR y mae’n dibynnu arnynt i brosesu eich data personol yn gyfreithlon. Yn hyn o beth, fe’ch cynghorir ein bod ni, o ran y data a ddarparwyd gennych chi ar gyfer Panel Dinasyddion CPT, yn dibynnu ar yr amod Erthygl 6 ganlynol: 
“Mae’r prosesu data’n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd neu wrth ymarfer awdurdod swyddogol a freiniwyd i’r rheolwr.” (Erthygl 6(e) GDPR).

Hoffem eich hysbysu bod gennych hawl o dan Erthygl 21 GDPR i wrthwynebu adeg i’r Awdurdod ar unrhyw ynghylch y ffaith ein bod ni’n prosesu eich data personol i bwrpasau cyflawni tasg gyhoeddus neu ymarfer ein hawdurdod swyddogol.

Mae’r canlynol yn esbonio sut y byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth bersonol ar gyfer Panel Dinasyddion CnPT (y Panel).

Panel Dinasyddion CnPT

Bydd y Cyngor yn creu, rheoli ac anfon holiaduron arolwg allan ar gyfer y Panel.

Bydd yr atebion a roddwch chi ar ffurflen gais y Panel, a’r holl wybodaeth a roddwch i holiaduron y Panel yn y dyfodol yn cael eu defnyddio i ganfod barn trigolion Castellnedd Port Talbot am wasanaethau’r cyngor a materion pwysig eraill sy’n effeithio ar fywyd yng Nghastell-nedd Port Talbot.

Pam ydyn ni’n cadw gwybodaeth bersonol?

Drwy ymuno â Phanel Dinasyddion CnPT rydych chi’n cydnabod y bydd y Cyngor yn anfon holiaduron arolwg atoch bob tro y cyhoeddir holiadur newydd Panel Dinasyddion CnPT. Gallai hyn fod rhwng unwaith a 12 gwaith y flwyddyn. Fyddwn ni ddim yn defnyddio eich gwybodaeth ar gyfer unrhyw bwrpas arall heblaw am yr hyn a gydnabyddir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn.

Mae’r Cyngor yn cadw’r wybodaeth bersonol ganlynol amdanoch chi er mwyn ein galluogi i wneud hyn:

• Eich enw
• Rhif eich tŷ a’ch cod post, i’n helpu i wybod o ba ardal y daw ein panelwyr, ac er mwyn anfon unrhyw holiaduron penodol atoch a allai ganolbwyntio ar yr ardal ble rydych chi’n byw
• eich cyfeiriad e-bost, er mwyn i ni allu anfon yr holiaduron yn syth i fewnflwch eich e- bost
• eich dewisiadau iaith, boed Gymraeg neu Saesneg, er mwyn i ni allu anfon holiaduron atoch yn eich dewis iaith
• Gwybodaeth cydraddoldeb amdanoch chi er mwyn helpu’r Cyngor i fesur pa mor dda rydym ni’n cwrdd â’n dyletswydd dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 a Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol.

Sut fyddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth?

Bydd y data personol a gasglwn oddi wrthych chi yn cael ei ddefnyddio gan y Cyngor i’r pwrpasau canlynol:

• Recriwtio panel sy’n gynrychioliadol o boblogaeth Bwrdeistref Sirol Castellnedd Port Talbot o ran nodweddion
• Galluogi data arolwg ac ymatebion gan y panel i gael eu ‘pwyso’ i helpu i wneud data’r sampl yn gynrychioliadol o’r boblogaeth
• Galluogi dadansoddi er mwyn penderfynu a yw rhai materion yn effeithio’n fwy ar unrhyw ran benodol o boblogaeth Castell-nedd Port Talbot
• Helpu’r Cyngor i benderfynu pa mor dda y mae’n cyflawni’i ddyletswyddau o dan y Ddeddf Cydraddoldeb (2010)

Dim ond ar gyfer cynnal prosiectau ymchwil y defnyddir eich gwybodaeth, er enghraifft ar ffurf holiaduron arolwg, cyfweliadau ansoddol treiddgar neu grwpiau trafod (e.e. grwpiau ffocws, gweithdai a fforymau) ac ni chânt eu rhannu byth er gyfer pwrpasau gwerthiant a marchnata.

Fyddwn ni ddim yn pasio eich cyfeiriad e-bost na’ch manylion at unrhyw un arall heblaw am Opinion Research Services (ORS) a logir gennym i bwrpas dadansoddi holiaduron neu er mwyn cwrdd â gofynion cyfreithiol.

O bryd i’w gilydd, bydd gofyn i ni ddarparu gwybodaeth i gyfarfodydd y Cyngor a’r Cabinet a fydd yn adlewyrchu adborth gan y Panel. Pan fyddwn ni’n gwneud hyn byddwn ni’n sicrhau fod yr wybodaeth yn ddienw. Ystyr hyn yw na fydd yn cynnwys unrhyw beth a allai gael ei ddefnyddio i’ch adnabod chi – fel eich enw a’ch cyfeiriad, ond bydd yn cynnwys manylion am ein panelwyr yn gyffredinol e.e. nifer y panelwyr, taeniad daearyddol y panelwyr, faint o bobl sy’n ymateb i arolygon arbennig, canran yr ymatebion yn Gymraeg a Saesneg, materion a godir gan grwpiau oedran penodol ac ati.

Ni fydd y Cyngor yn defnyddio eich data personol i bwrpas gwneud penderfyniadau awtomedig.

Sut fyddwn ni’n storio gwybodaeth a phwy sy’n gyfrifol amdani?

Mae’r rhan fwyaf o wybodaeth gorfforaethol y Cyngor yn cael ei storio ar hyn o bryd o fewn gweinyddwyr ffeiliau a leolir o fewn i ffiniau’r fwrdeistref sirol, serch hynny, mae’r Cyngor yn y broses o symud i O365 a fydd yn golygu y bydd data’n symud i ganolfannau data allanol a leolir o fewn y DU.

Pan fyddan nhw’n defnyddio eich gwybodaeth bersonol, bydd gan gyflogeion y Cyngor ddyletswydd gofal i chi Mae hyn yn cynnwys parchu eich hawl i gyfrinachedd.

Gyda phwy fyddwn ni’n rhannu gwybodaeth?

Gallwn rannu eich data personol yn ddiogel gyda’r trydydd partïon canlynol (h.y. personau / cyrff / endidau y tu allan i’r Cyngor) yn unol â threfniadau rhannu data sydd gennym ar waith gyda’r trydydd partïon hynny

Opinion Research Services (ORS)

Er mwyn dadansoddi holiaduron ar gyfer y Panel, rydym ni’n defnyddio cwmni o’r enw Opinion Research Services (ORS). Practis ymchwil cymdeithasol annibynnol yw ORS, sy’n gweithio ledled y DU.

Nid yw ORS yn cael ei reoli gan y Cyngor. Fe’i lleolir yn Abertawe, a storir data ar weinyddwyr a leolir yn y DU, felly mae’n cael gwarchodaeth ddeddfwriaeth y DU. Bydd eich data’n cael ei ddal gan ORS ddim ond cyhyd ag y contractir y cwmni gan y Cyngor i weithio gydag ef.

Byddwn ni’n rhannu eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel gydag ORS a byddwn ni’n sicrhau fod gwybodaeth o’r fath yn cael ei ddiogelu drwy gyfrwng Cytundeb Prosesu Data sy’n cydymffurfio â  GDPR.

Storir holl ddata ORS oddi fewn i’r DU ac ni fydd yn cael ei stori na’i allforio dramor. O ganlyniad, mae’n derbyn gwarchodaeth deddfwriaeth y DU, megis Deddf Diogelu
Data 2018.

Nid yw ORS yn copïo, yn amnewid na’n pasio rhestrau cyswllt Panel Dinasyddion CnPT nac ymatebion i holiaduron (yn rhannol neu’n gyfan) i unrhyw drydydd parti. Nid yw ORS yn casglu nac yn defnyddio unrhyw wybodaeth sy’n deillio o Banel Dinasyddion Cyngor CnPT i’w bwrpasau’i hun. Bydd unrhyw ddata a rennir rhwng y Cyngor ac ORS yn cael ei gadw’n breifat a bydd yn eiddo i’r Cyngor.

Bydd staff ORS yn llofnodi cytundeb cyfrinachedd pan fyddan nhw’n ymuno ag ORS.

Gallwch ddarllen copi o Hysbysiad Preifatrwydd ORS.

Snap Surveys

Pan fydd panelwyr wedi dewis cymryd rhan mewn arolygon ar lein, gal eu gwybodaeth gael ei gasglu gan ddefnyddio cynheilydd gwe trydydd parti sy’n eiddo i Snap Surveys.

Storir data Snap Surveys oddi fewn i’r DU ac ni fydd yn cael ei storio na’i allforio dramor. O ganlyniad, mae’n derbyn gwarchodaeth deddfwriaeth y DU, megis Deddf Diogelu Data 1998. Bydd Snap Surveys yn gosod safonau diogelwch uchel i’r holl wybodaeth a ddelir ganddynt, ac maen nhw’n dal tystysgrif ISO 27001:2013, sy’n darparu cadarnhad annibynnol fod eu polisïau a’u gweithdrefnau diogelwch gwybodaeth yn dilyn arfer orau’r diwydiant.

Gallwch ddarllen copi o Hysbysiad Preifatrwydd Snap Surveys.

Arall

Pan fydd panelwyr wedi gofyn am gopïau papur o holiaduron, gellir rhannu’u cyfeiriad gydag argraffwr masnachol er mwyn caniatâu i ffurflenni neu lythyron gael eu hargraffu mewn crynswth. Rheolir pob data a rennir fel hyn dan gytundeb a bydd pob data manylion cyswllt o’r fath yn cael ei ddileu gan y contractwr ar ôl i’r weithred gael ei chwblhau, ac ni chaiff ei ddefnyddio i unrhyw bwrpasau eraill.

Eich hawliau gwybodaeth bersonol

Fe’ch cynghorir bod unigolion yn derbyn yr hawliau canlynol dan GDPR o ran eu data personol:

• i. Yr hawl i gael mynediad i’w data personol a ddelir gan reolwr data.
• ii. Yr hawl i gael cywiro data anghywir gan reolwr data.
• iii. Yr hawl i gael dileu’u data (mewn rhai amgylchiadau cyfyngedig).
• iv. Yr hawl i gyfyngu ar brosesu’u data gan reolwr data (mewn rhai amgylchiadau cyfyngedig).
• v. Yr hawl i wrthwynebu i ddefnyddio’u data ar gyfer marchnata uniongyrchol.
• vi. Yr hawl i symudedd data (h.y. trosglwyddo data’n electronig i reolwr data arall).

Gellir cael mwy o wybodaeth am bob un o’r hawliau uchod ar wefan y Comisiynydd gwybodaeth.

Byddwn ni’n ymateb yn brydlon i’ch ymholiadau.

Cyfnod Cadw

Bydd yr wybodaeth bersonol a gesglir gennych chi yng nghyd-destun Panel Dinasyddion CnPT yn cael ei ddal gan y Cyngor Deiliad Gwe Snap ac ORS am gyfnod cyhyd ag y byddwch chi’n aros yn aelod o’r Panel.

Byddwn ni’n adfywio Panel Dinasyddion CnPT o bryd i’w gilydd, a byddwn yn cysylltu â phanelwyr bob dwy flynedd i ofyn a ydyn nhw’n dal i ddymuno aros ar y panel.

Gallwch ddad-danysgrifio ar unrhyw adeg.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynghylch ein defnydd ni o’ch data personol, neu os ydych chi’n dymuno cael mynediad iddo, neu os dymunwch wneud cwyn ynghylch prosesu eich data personol, cysylltwch os gwelwch yn dda â Swyddog Diogelu Data’r Cyngor, sef Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adran Gwasanaethau Cyfreithiol, Canolfan Ddinesig, Port Talbot SA13 1PJ.

Fe’ch cynghorir fel a ganlyn: os ydych chi’n gwneud cais neu gŵyn i Swyddog Diogelu Data’r Cyngor (uchod) ac nad ydych chi’n fodlon ag ymateb y Cyngor, mae gennych hawl i gwyno’n uniongyrchol i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Gellir cael manylion am Swyddfa’r Comisiynydd manylion cyswllt a rhagor o wybodaeth am eich hawliau, ar wefan y Comisiynydd.