Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaethau Etholiadol

Sut rydym yn trin eich gwybodaeth yn y gwasanaethau etholiadol

Mae dyletswydd gyfreithiol ar bawb sy'n gweithio i wasanaethau etholiadol i gadw a phrosesu gwybodaeth amdanoch yn unol â'r gyfraith.

Pam y mae gwybodaeth yn cael ei chofnodi amdanaf?

Rydym yn defnyddio gwybodaeth am ddinasyddion, etholwyr a phleidleiswyr i'n galluogi i gyflawni swyddogaethau penodol rydym yn gyfrifol amdanynt ac i ddarparu gwasanaeth statudol i chi.

Rydym yn cadw cofnodion am ddarpar etholwyr ac etholwyr go iawn, pleidleiswyr, dinasyddion, ymgeiswyr a'u hasiantiaid, staff a gyflogir mewn etholiad a'r bobl y mae'n rhaid i ni eu talu. Efallai y cânt eu cofnodi'n ysgrifenedig (cofnodion llaw) neu ar gyfrifiadur (cofnodion electronig).

Gall y cofnodion hyn gynnwys:

• manylion sylfaenol amdanoch chi, er enghraifft, enw, cyfeiriad, dyddiad geni a chenedligrwydd
• dynodwyr unigryw (megis eich Rhif Yswiriant Gwladol)
• ffurflenni cais wedi'u sganio a dyddiadau unrhyw lythyrau gohebiaeth
• nodiadau am unrhyw amgylchiadau perthnasol rydych wedi dweud wrthym amdanynt
• manylion a chofnodion am y gwasanaeth rydych wedi'i dderbyn
• eich cyfeiriad blaenorol neu unrhyw gyfeiriad ailgyfeiriedig
• preswylwyr eraill yn eich cartref
• os ydych wedi dewis peidio â chael eich cynnwys yn fersiwn agored y gofrestr

Ar gyfer beth y defnyddir yr wybodaeth?

Defnyddir eich cofnodion i helpu i sicrhau ein bod yn darparu'r gwasanaeth sydd ei angen arnoch. Byddwn ni, yn seiliedig ar eich cenedligrwydd, yn cynnwys eich enw ar y Gofrestr Etholiadol fel eich bod yn gallu dewis y ffordd rydych yn pleidleisio.

Dogfen gyhoeddus yw'r Gofrestr Etholiadol y gellir ei gweld drwy apwyntiad yn unig dan reolaeth lem.

Mae'n bwysig bod eich cofnodion yn gywir ac yn gyfoes gan y byddant yn helpu i sicrhau bod ein staff yn gallu rhoi'r help, y cyngor neu'r gefnogaeth y mae eu hangen arnoch.

Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth hon i ni, ni fydd dinasyddion cymwys yn gallu pleidleisio a gallwch fod yn torri'r gyfraith. Bydd yr wybodaeth a ddarperir ac a gesglir yn cael ei phrosesu’n unol â gofynion Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data(Erthyglau 6(1)c a 6(1)e) a Deddf Diogelu Data 2018. Weithiau mae'n rhaid i ni roi gwybodaeth i awdurdodau, sefydliadau neu bobl eraill. Byddai hyn ar gyfer atal neu ganfod trosedd, neu i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol.

Am ba hyd?

Er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn i chi, rydym yn dibynnu ar ein rhwymedigaeth gyfreithiol. Mae'n ofynnol i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol a'r Swyddog Canlyniadau brosesu'ch data personol mewn perthynas â pharatoi ar gyfer etholiadau a'u cynnal. Mae'r gofrestr etholiadol yn cael ei chyhoeddi unwaith y flwyddyn. Pan gyhoeddir cofrestr, mae'r gofrestr flaenorol yn cael ei rhewi a chedwir copi fel cofnod archif er budd y cyhoedd. Mae'r rhain yn cael eu cadw yng Nghanolfan Ddinesig Port Talbot ac Archifau Gorllewin Morgannwg.

Gallwch ymweld â Chanolfan Ddinesig Port Talbot yn:

CBS Castell-nedd Port Talbot, Canolfan Ddinesig, PortTalbot SA13 1PJ

Gallwch ymweld ag Archifau Gorllewin Morgannwg yng: 

Nghanolfan Ddinesig Abertawe, Oystermouth Road, Abertawe, SA1 3SN

Yr adegau pan fydd angen datgelu (rhannu) eich gwybodaeth:

• Er mwyn i argraffwyr dan gontract argraffu’ch cardiau pleidleisio, pecynnau post a deunydd etholiadol arall
• Ar gyfer pleidiau gwleidyddol cofrestredig, cynrychiolwyr etholedig, ymgeiswyr, asiantiaid a chyfranogwyr eraill a ganiateir sy'n gallu’i defnyddio at ddibenion etholiadol yn unig
• Ar gyfer asiantaethau gwirio credyd, y Llyfrgell Brydeinig, Awdurdod Ystadegau'r Deyrnas Unedig, y Comisiwn Etholiadol a derbynwyr statudol eraill y Gofrestr Etholiadol
• Ar gyfer darparu manylion ynghylch p'un a ydych wedi pleidleisio (ond nid pwy rydych wedi pleidleisio drosto) i'r rheini y mae ganddynt hawl yn ôl y gyfraith i'w derbyn ar ôl etholiad
• lle mae iechyd a diogelwch eraill mewn perygl,
• pan fo'r gyfraith yn gofyn i ni drosglwyddo gwybodaeth dan amgylchiadau arbennig,
• er mwyn atal troseddu neu ganfod twyll fel rhan o'r Fenter Twyll Genedlaethol

Rhaid i unrhyw un sy'n derbyn gwybodaeth gennym ei chadw'n gyfrinachol yn ôl y gyfraith

Mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i ni adrodd am wybodaeth benodol wrth yr awdurdodau priodol – er enghraifft:

• pan fydd gorchymyn llys ffurfiol wedi'i roi.
• i asiantaethau gorfodi'r gyfraith er mwyn atal neu ganfod trosedd
• i'r Swyddfa Ganolog Gwysio Rheithgor sy'n nodi'r bobl hynny sy'n 76 oed neu'n hŷn, nad ydynt yn gymwys mwyach ar gyfer gwasanaeth rheithgor

Sefydliadau partner

Rheolir y broses o wirio manylion personol dinasyddion i sicrhau eu bod yn gymwys i'w cynnwys yn y Gofrestr Etholiadol gan yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau drwy'r Gwasanaeth Cofrestru Etholiadol Unigol Digidol.

 Mae hyn yn cynnwys:

• Yr Adran Gwaith a Phensiynau sy'n defnyddio data a ddarperir i wirio hunaniaeth ymgeiswyr newydd.
• Bydd yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau drwy'r Gwasanaeth Cofrestru Etholiadol Unigol Digidol yn hysbysu'r hen awdurdod lleol o bobl sydd wedi symud ardal.

Bydd yr wybodaeth yn cael ei phrosesu yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd ac ni chaiff ei rhannu â derbynwyr tramor. Os yw’ch manylion yn fersiwn agored y gofrestr etholiadol, gellir gwerthu’ch enw a'ch cyfeiriad i drydydd partïon a all eu defnyddio at unrhyw ddiben.

Gallwch ddewis peidio â chael eich cynnwys yn y fersiwn hon ar unrhyw adeg a chewch y cyfle i wneud hyn yn flynyddol fel rhan o ganfasio'r holl aelwydydd.

Ydw i'n gallu gweld fy nghofnodion?

Mae Deddf Diogelu Data 2018 yn eich galluogi i ganfod yr wybodaeth a gedwir amdanoch chi, ar bapur ac ar gofnodion cyfrifiadurol. Gelwir hyn yn 'hawl gwrthrych i weld yr wybodaeth' ac mae'n berthnasol i'ch cofnodion gyda'r gwasanaethau etholiadol ynghyd â'r holl gofnodion personol eraill.

Os ydych yn dymuno gweld copi o'ch cofnodion dylech gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data. Mae gennych hawl i dderbyn copi o'ch cofnodion am ddim, o fewn mis.

Mewn rhai amgylchiadau, gall mynediad i'ch cofnodion fod yn gyfyngedig, er enghraifft, os yw'r cofnodion rydych wedi gofyn amdanynt yn cynnwys gwybodaeth sy'n ymwneud â pherson arall.

Oes gen i hawliau eraill?

Mae Deddf Diogelu Data 2018 yn rhoi hawliau eraill i chi; er enghraifft os oes gwall yn eich cofnodion mae gennych hawl i wneud yn siŵr ei fod yn cael ei gywiro neu ei ddileu.

Mae gennych yr hawl i beidio â chael eich cynnwys yn fersiwn agored y gofrestr etholiadol ar unrhyw adeg a rhaid i ni dynnu’ch enw o'r fersiwn hon a dweud wrth y derbynwyr statudol yn y diweddariad nesaf.

Mae gennych yr hawl i gael gwybod os ydym wedi gwneud camgymeriad wrth brosesu'ch data a byddwn yn adrodd am doriadau wrth y Comisiynydd.

Rhagor o wybodaeth

Os hoffech wybod rhagor am sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth, neu os nad ydych am i'ch gwybodaeth gael ei defnyddio mewn unrhyw ffordd a nodwyd yn y daflen hon, rhowch wybod i ni. Cysylltwch â'r Swyddog Diogelu Data:

Gallwch hefyd gwyno i'r Comisiynydd Gwybodaeth