Sut i gofrestru digwyddiad⠀
Er mwyn cynnal eich digwyddiad, bydd angen i chi gwblhau a dychwelyd Ffurflen Cofrestru Digwyddiad (gweler yr adran Dogfennau). Bydd hyn yn ein galluogi ni i asesu'r peryglon posib a maint eich digwyddiad, ond hefyd benderfynu a fydd angen ymyrraeth y Grŵp Cynghori ar Ddiogelwch yn ystod y proses trefnu. Bydd hefyd angen i chi gyflwyno dogfennau eraill fel y nodir isod.
Er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol, rydym wedi creu Hysbysiad Preifatrwydd, sydd yn yr adran Dogfennau. Darllenwch y ddogfen hon fel y byddwch chi'n ymwybodol o sut bydd eich data yn cael ei drin.
Mae angen i drefnwyr digwyddiadau awyr agored ffonio'r Tîm Digwyddiadau Arbennig ar 01639 68641/01639 763950 neu e-bostio specialevents@npt.gov.uk. Neu, anfonwch ohebiaeth trwy'r post i'r cyfeiriad hwn: Digwyddiadau Arbennig, Is-adran Iechyd a Diogelwch Corfforaethol, Y Ceiau, Ffordd Brunel, Parc Ynni Baglan, Castell-nedd SA11 2GG.
Os ydych chi'n trefnu gorymdaith, yn gwneud cais i gau ffyrdd, yn cynnal digwyddiad ar briffordd, neu os bydd yn effeithio ar lif traffig, mae'n rhaid i chi ateb y cwestiynau sy'n perthyn i'r elfennau hyn yn adrannau Traffig/Priffyrdd perthnasol y Ffurflen Cofrestru Digwyddiad, a glynu wrth y gofynion a amlinellir ynddynt.
Mae'n rhaid cyflwyno cais i gau ffordd o leiaf 8 wythnos cyn y digwyddiad, a chynnwys Cynllun Rheoli Traffig. Mae'n rhaid bod y trefnydd hefyd wedi ffonio'r Is-adran Traffig ar 01639 686013 cyn cyflwyno'r Ffurflen Cofrestru Digwyddiad, neu bydd yr hysbysiad i gau ffordd yn cael ei wrthod. Dyma'r sefyllfa hefyd os yw eich digwyddiad wedi golygu cau ffordd yn y gorffennol.
Cyfnod o rybudd
Fel y nodwyd yn flaenorol, fel arfer mae angen 6 mis o rybudd ar gyfer digwyddiadau ar raddfa fawr lle disgwylir mwy na 500 o bobl, neu os yw'r digwyddiad yn risg uchel. Fel arfer mae angen 3 mis o rybudd ar gyfer digwyddiadau ar raddfa lai.
Mae'r cyfnodau rhybudd yn angenrheidiol er mwyn rhoi digon o amser i'r adrannau angenrheidiol, a fyddai'n rhan o'r broses o adolygu'r digwyddiad, i adolygu'r gwaith papur, cynnig unrhyw argymhellion, neu ofyn am fwy o wybodaeth er mwyn hwyluso digwyddiad diogel a llwyddiannus. Maen nhw hefyd yn rhoi amser i drefnu unrhyw ganiatâd perthnasol, unrhyw ffyrdd bydd angen iddynt gael eu cau neu unrhyw drwyddedau.
Yn ogystal â Ffurflen Cofrestru Digwyddiad wedi'i chwblhau, bydd hefyd angen y ddogfennaeth ganlynol arnom:
- tystysgrif yswiriant atebolrwydd cyhoeddus - yn ddilys am ddyddiad y digwyddiad a chyda lleiafswm o £5 miliwn o sicrwydd yswiriant argymelledig.
- cynllun safle/llwybr - i ddangos y darn o dir sy'n cael ei ddefnyddio, safle atyniadau'r digwyddiad a llwybrau clir i'w cymryd.
- Cynllun Rheoli Traffig - efallai bydd angen hwn os bydd cau ffyrdd neu darfu ar draffig yn rhan o'r digwyddiad.
- manylion darpariaeth feddygol cymorth cyntaf - e.e. tystysgrifau cymwysterau cymorth cyntaf neu enw'r cwmni sy'n darparu cymorth cyntaf.
- cynllun meddygol - ar gyfer digwyddiadau mawr lle disgwylir mwy na 500 o bobl neu ddigwyddiadau risg uchel.
- cadarnhad bod Cynllun Rheoli Digwyddiad ar gael ar gyfer digwyddiadau mawr lle disgwylir mwy na 500 o bobl neu ddigwyddiadau risg uchel. Gellir dod o hyd i amlinelliad bras o'r hyn a ddylai fod yn eich Cynllun Rheoli Digwyddiad yma, a ddarparwyd gan yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch - Pynciau Iechyd a Diogelwch Digwyddiadau
- cadarnhad bod yr asesiadau risg wedi cael eu cwblhau. Mae angen i ni weld Asesiadau Risg digwyddiadau su'n cael eu trefnu gan adrannau CBSCNPT yn unig.
Unwaith bydd y ddogfennaeth ofynnol yn cael ei derbyn, bydd y ddigwyddiad wedi'i gofrestru a bydd gwaith papur y digwyddiad yn cael ei adolygu gan y Tîm Rheoli Digwyddiadau/Grŵp Cynghori ar Ddiogelwch yn unol â hynny. Mae'r Gweinyddwr Digwyddiadau Arbennig yn gosod terfyn amser i adrannau ymateb gydag unrhyw broblemau neu wrthwynebiadau fel y gall y broses fynd rhagddi mor esmwyth ac mor amserol â phosib.
Mae hyn yn sicrhau bod Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot yn gorfodi'r darpariaethau statudol perthnasol o fewn y deddfwriaeth er mwyn sicrhau iechyd, diogelwch a lles gweithwyr, aelodau'r cyhoedd ac unrhyw bobl eraill yr effeithir arnynt o fewn paramedrau'r digwyddiad.
Mae achlysuron lle bydd gofyn i drefnwr ddarparu mwy o wybodaeth neu i gysylltu ag adran benodol ynghylch agwedd benodol ar ei ddigwyddiad.
Os na fydd problemau neu wrthwynebiadau'n codi gyda digwyddiad arfaethedig, yna bydd y Gweinyddwr Digwyddiadau Arbennig yn cyfarwyddo'r is-adran berthnasol (os yw tir y cyngor yn cael ei ddefnyddio) i gyflwyno trwydded y caniatâd perthnasol a chodi unrhyw dâl perthnasol. Yn dilyn hyn, bydd y tîm Digwyddiadau Arbennig yn cysylltu â threfnydd y digwyddiad er mwyn datgan nad oes gan CBSCNPT wrthwynebiad i'r digwyddiad. Mae hyn yn cau'r broses Digwyddiadau.
Unwaith y bydd eich digwyddiad wedi'i gynnal, efallai bydd llenwi a dychwelyd Ffurflen Adborth ar ôl Digwyddiad yn fuddiol i chi, gan y bydd hon yn ein galluogi ni a chi i fod yn ymwybodol o'r meysydd i'w gwella, yn ogystal â'r hyn a oedd wedi mynd yn dda yn ystod y digwyddiad. Os bydd rhywbeth/damwain yn digwydd, yn enwedig yn ystod digwyddiad ar dir CBSCNPT, dylai'r trefnwyr adrodd amdano/amdani i CBSCNPT trwy e-bostio specialevents@npt.gov.uk. Gweler ein hadran Dogfennau am gopi o'r Ffurflen Adborth ar ôl Digwyddiad.