Dogfen
Hysbysiad Preifatrwydd - Cynllun Cartrefi i Wcráin
Trosolwg
Mae Gyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot a'i phartneriaid yn y sector cyhoeddus (Llywodraeth Cymru , awdurdodau lleol a Byrddau Iechyd yng Nghymru) yn rheolwyr data ar gyfer unrhyw ddata personol y maent yn eu casglu, ac unrhyw ddata personol sy'n cael eu rhannu gyda hwy gan Lywodraeth y DU o dan y cynllun Cartrefi i Wcráin.
Diben yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw dweud wrthych sut bydd Gyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot a phartneriaid yn prosesu'ch data personol i'w dibenion cyffredin er mwyn cyflawni'r cynllun a'r amcan cyffredin o ddarparu cartrefi i'r rhai sy'n ffoi rhag y rhyfel yn Wcráin. Mae gennych hawliau ynghylch sut mae eich data yn cael eu prosesu. Rydym yn eich hysbysu yma beth yw'r hawliau hynny a sut gallwch chi eu harfer.
Mae Gyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot a'i phartneriaid wedi ymrwymo i ddiogelu preifatrwydd a diogelwch eich data personol. Gan fod gan y sefydliadau gyfrifoldebau ac atebolrwyddau statudol penodol, gallant gyhoeddi hysbysiadau preifatrwydd ar wahân pan fo hynny'n briodol sy'n egluro ymhellach sut y defnyddir eich data personol at eu dibenion priodol.
Dim ond pan fo gennym sail gyfreithiol briodol i wneud hynny y caniateir inni ddefnyddio, casglu, a rhannu gwybodaeth bersonol. Rydym ond yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni ein swyddogaethau cyfreithiol a swyddogol. Byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol dim ond pan fo’r gyfraith yn caniatáu inni a phan fo’n angenrheidiol ac yn gymesur i wneud hynny.
Pa ddata personol yr ydym yn eu prosesu
Mae eich data personol yn cael eu prosesu a'u defnyddio i gyflawni cynllun Cartrefi i Wcráin, at ddiben cefnogi dinasyddion Wcráin yn ystod y broses o gyrraedd ac am gyfnod unrhyw drefniadau noddi yng Nghymru. Bydd hyn yn cynnwys darparu a rheoli gwasanaethau cymorth hanfodol i'r rhai sy'n cyrraedd Cymru, cynigion o gymorth gan sefydliadau ac unigolion, gan gynnwys llety, a chynnal archwiliadau diogelu gofynnol. Mae'r data rydym yn eu prosesu yn cynnwys:
I ddinasyddion Wcráin
Eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, data demograffig, statws fisa, rhif pasbort, eich cyrchfan arfaethedig yn y DU, anghenion tai a manylion eich parti teithiol.
I noddwyr
Rydym yn prosesu eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, data demograffig a manylion am eich eiddo a chanlyniad archwiliadau eiddo a diogelu. Mae’n bosibl y bydd angen inni hefyd brosesu a defnyddio data personol am eraill, fel aelodau eich aelwyd neu eraill sy'n byw yn eich eiddo.
Gyda phwy y byddwn yn rhannu'r data ac at ba ddiben
Byddwn yn rhannu data â thrydydd partïon, fel partneriaid yn y sector cyhoeddus yng Nghymru a gyda Llywodraeth y DU. Mae’r partneriaid yn y sector cyhoeddus yn cynnwys:
- Llywodraeth Cymru, sy'n rhannu manylion y dinasyddion Wcráin wnaeth ymgeisio am fisa, a'r noddwyr sydd wedi eu henwi drwy Gynllun Cartrefi i Wcráin. Byddan nhw hefyd yn rhannu manylion cynigion am gynigion cymorth gydag awdurdodau lleol, gan gynnwys cynigion llety.
- Awdurdodau Lleol, i roi cymorth i ddinasyddion Wcráin a'r lletywyr yn eu hardaloedd. Er enghraifft, o ran cael gafael ar lety, addysg a gofal cymdeithasol. Bydd hefyd yn eu galluogi i gynnal archwiliadau eiddo ac archwiliadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).
- Byrddau Iechyd, i gysylltu â dinasyddion Wcráin i drefnu sgriniadau iechyd (ar gyfer Twbercwlosis yn bennaf) a threfnu cofrestru gyda meddygon teulu a thriniaethau meddygol eraill yn ôl y gofyn.
- Iechyd a Gofal Digidol Cymru (DHCW), fel prosesyddion data ar ein rhan, ar gyfer trosglwyddo a rhannu eich data personol rhyngom ni, awdurdodau lleol a Byrddau Iechyd Cymru yn ddiogel.
Pan fo cynigion o gymorth wedi’u darparu, gallwn rannu gwybodaeth gyda dinasyddion unigol Wcráin neu bobl sy'n gweithredu fel eu noddwyr yng Nghymru er mwyn iddynt gael gafael ar y cymorth sy'n cael ei gynnig.
Pan fo angen, byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth bersonol gyda phartneriaid yn y sector elusennol a phreifat a fydd yn darparu gwasanaethau ar ein rhan i gefnogi dinasyddion Wcráin, neu pan fo’n ofynnol inni wneud hynny yn ôl y gyfraith.
Sut mae eich data'n cael eu trin
Mae data personol a ddarperir inni yn cael eu storio ar weinyddion diogel. Bydd data personol, adnabyddadwy a rennir gyda'n partneriaid yn y sector cyhoeddus a phartneriaid eraill ond yn cael eu trosglwyddo gan ddefnyddio systemau trosglwyddo data diogel achrededig.Dim ond data sy'n angenrheidiol ar gyfer darparu cymorth i ddinasyddion Wcráin fydd yn cael eu rhannu.
Bydd data adnabyddadwy personol a ddelir gan Lywodraeth Cymru yn cael eu cadw am gyfnod y cynllun noddi, ac am gyfnod o chwe mis ar ôl hynny. Mae’n bosibl y cedwir data am gyfnodau hirach, gan gynnwys gan ein partneriaid yn y sector cyhoeddus, pan fo rhwymedigaeth statudol neu ofyniad parhaus i wneud hynny. Bydd y data'n cael eu dinistrio'n ddiogel unwaith y bernir nad oes eu hangen mwyach.
Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data
Rydym yn defnyddio'r sail gyfreithlon ganlynol o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) i brosesu data personol:
Erthygl 6(1)(e) o GDPR y DU – mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu drwy arfer awdurdod swyddogol sydd wedi ei breinio yn y rheolydd
Gallwn hefyd brosesu categorïau arbennig o ddata personol a allai gynnwys gwybodaeth am gredoau gwleidyddol, iechyd, cyfeiriadedd rhywiol, credoau crefyddol, a biometreg. Pan fyddwn yn gwneud hynny ein sail gyfreithlon yw:
Erthygl 9(2)(g) o GDPR y DU – mae prosesu yn angenrheidiol am resymau er budd cyhoeddus sylweddol.
Eich hawliau, er enghraifft: mynediad, cywiro, dileu
O dan GDPR, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol y byddwch yn ei rhoi inni er mwyn ein galluogi i’ch cefnogi, yn benodol mae gennych yr hawl:
- i weld copi o’ch data eich hun
- i ofyn inni gywiro unrhyw beth sy’n anghywir yn y data hynny
- i wrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu’r data (o dan rai amgylchiadau)
- i ofyn bod eich data yn cael eu ‘dileu’ (o dan rai amgylchiadau)
- i gofrestru cwyn yn Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef y rheolydd annibynnol ar gyfer diogelu data
Dyma fanylion cyswllt Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Ffôn: 01625 545 745 neu 0303 123 1113