Hepgor gwe-lywio

beta Gwefan newydd yw hon – bydd eich adborth yn ein helpu i wella.

Dogfen

Hysbysiad Preifatrwydd - Cynghorwyr Bwrdeistref Sirol

  1. Cynghorwyr etholedig yw'r rheolwyr sy'n atebol am brosesu gwybodaeth bersonol mewn cysylltiad â cheisiadau a dderbynnir gan etholwyr wardiau

  2. Yn unol â'r ddeddfwriaeth diogelu data gyfredol, mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn rhoi gwybodaeth am sut mae cynghorwyr etholedig yn prosesu gwybodaeth bersonol at ddiben ymateb i geisiadau gan etholwyr ac yn darparu gwybodaeth am hawliau preifatrwydd unigolion.

  3. Mae cynghorwyr etholedig yn cynnal cymorthfeydd cyngor yn rheolaidd ac yn ymateb i ymholiadau sy'n ymwneud â gwaith achos a pholisi a godir gan breswylwyr yn eu ward. Er mwyn darparu cymorth ac ymateb i'r ymholiadau hyn, mae angen prosesu data personol sy'n ymwneud â'r etholwr sy'n gwneud y cais ac unigolion eraill a allai fod yn gysylltiedig â'r materion a godwyd neu a nodwyd yn ystod yr ymholiadau.

  4. Pan fyddwch yn gofyn i gynghorydd etholedig am help a chymorth, bydd angen iddo gasglu rhywfaint o wybodaeth gennych. Yn gyffredinol, bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth bersonol fel eich enw, eich cyfeiriad a gwybodaeth gyswllt ynghyd â manylion eich problem neu bryder. 

  5. Mae'r gyfraith yn ymdrin â rhai mathau o wybodaeth bersonol fel rhai 'arbennig' oherwydd bod angen mwy o amddiffyniad ar yr wybodaeth oherwydd ei sensitifrwydd. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am darddiad hiliol neu ethnig; rhywioldeb a bywyd rhywiol; credoau crefyddol neu athronyddol; aelodaeth o undeb llafur; barn wleidyddol; data genetig a biometrig; cyflyrau iechyd corfforol neu feddyliol; ac euogfarnau a throseddau troseddol. Bydd angen casglu'r math hwn o wybodaeth dim ond os yw'n berthnasol i'r cais rydych chi'n ei wneud.    

  6. Efallai y gofynnir i chi lenwi ffurflen ganiatâd i alluogi'r cynghorydd etholedig i brosesu’ch gwybodaeth.

  7. Defnyddir yr wybodaeth bersonol a roddir gennych ac y mae'r cynghorwyr etholedig yn ei derbyn gan sefydliadau neu unigolion yn ystod yr ymholiadau dim ond er mwyn gwneud cynnydd o ran y broblem neu'r pryder a godwyd gennych. Ni fydd eich data personol yn cael ei ddefnyddio mewn ffordd sy'n mynd y tu hwnt i'ch disgwyliadau rhesymol.​

  8. Bydd gwybodaeth bersonol amdanoch ond yn cael ei datgelu ar sail 'angen gwybod' i sefydliad trydydd parti perthnasol a/neu unigolyn sy'n gallu darparu gwybodaeth i helpu i fynd i'r afael â’ch pryder neu ei ddatrys. Mae enghreifftiau'n cynnwys Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot, cyngor arall neu Lywodraeth Cymru, cynrychiolwyr etholedig a deiliaid swyddi cyhoeddus eraill, landlordiaid, asiantaethau gorfodi'r gyfraith a chyrff ymchwilio, y cyfryngau, gofal iechyd, ymgynghorwyr neu ymarferwyr cymdeithasol a lles.

  9. Ni fydd unrhyw wybodaeth bersonol a geir gan gynghorwyr etholedig yn cael ei datgelu ymhellach heblaw at ddiben gwneud cynnydd mewn perthynas â cheisiadau gan etholwyr ac ymateb iddynt, oni bai ei bod yn ofynnol yn ôl y gyfraith e.e. ar gyfer atal neu ganfod troseddau neu ddiogelu plant neu oedolion diamddiffyn.

  10. Gall y cyngor storio gwybodaeth bersonol ar ran cynghorwyr etholedig ar ran benodol o'i rwydwaith diogel. Heblaw am weithrediadau technegol a monitro, eir ati i gael mynediad at ddata a’i brosesu’n unol â chyfarwyddiadau cynghorwyr etholedig yn unig.

  11. Mae'n ofynnol i unrhyw drydydd partïon y gall cynghorwyr etholedig rannu’ch data â hwy gadw'ch manylion yn ddiogel, a defnyddio'ch data at ddibenion sydd eisoes wedi'u cyfleu i chi. Os gofynnwch yn benodol i gynghorydd etholedig beidio â datgelu gwybodaeth sy'n eich datgelu i drydydd partïon eraill y gallai fod angen iddynt gysylltu â hwy, byddant yn ceisio parchu hynny. Fodd bynnag, dylech wybod efallai na fydd yn bosib bwrw ymlaen â mater ar eich rhan ar sail ddienw.

  12. Wrth gynrychioli etholwyr, bydd cynghorwyr etholedig o bryd i'w gilydd hefyd yn prosesu gwybodaeth bersonol sy'n ymwneud â:
    • gweithwyr sy'n gweithio yn y cyngor a/neu sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus, y trydydd sector neu'r sector preifat
    • cynrychiolwyr etholedig ac eraill mewn swyddi cyhoeddus
    • achwynwyr ac ymholwyr
    • perthnasau, gwarcheidwaid a swyddogion cyswllt yr etholwr y mae cynghorydd etholedig yn ei gynrychioli  
    • busnes neu gysylltiadau eraill
    • testun cwynion
  13. Y seiliau cyfreithiol y dibynnir arnynt ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol mewn perthynas ag ymateb i geisiadau gan etholwyr yw:
    • cydsyniad penodol yr etholwr sy'n gwneud y cais (neu unrhyw bersonau perthnasol eraill lle bo hynny'n briodol)
    • er budd sylweddol y cyhoedd mewn cynrychiolwyr etholedig sy'n ymateb i geisiadau gwaith achos
    • ar gyfer cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu arfer swyddogaethau cynghorydd etholedig, i gyflawni gwaith achos i gefnogi neu hyrwyddo ymrwymiad democrataidd
    • wrth fynd ar drywydd buddiannau cyfreithlon cynghorwyr etholedig fel cynrychiolydd etholedig a buddiannau eu hetholwr, er mwyn helpu i ddatrys pryderon a godwyd gyda hwy, pan asesir bod y buddiannau hyn yn diystyru unrhyw ymyrraeth preifatrwydd sy'n gysylltiedig â phrosesu data personol am unigolion eraill
  14. Ni fydd gwybodaeth bersonol o fewn rheolaeth cynghorwyr etholedig yn cael ei hanfon y tu hwnt i'r DU a'r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

  15. Ar ôl cau achos, cedwir y papurau achos fel arfer am gyfnod o 6 mis oni bai fod cyfnod arall yn ofynnol gan y gyfraith.

  16. Cymerir camau diogelwch i sicrhau bod gwybodaeth bersonol o fewn rheolaeth cynghorydd etholedig yn cael ei diogelu rhag colled ddamweiniol neu addasiad, mynediad amhriodol, camddefnydd neu ladrad.

  17. Ar unrhyw adeg pan fydd cynghorydd etholedig yn meddu ar eich data personol neu’n ei brosesu, gallwch chi, gwrthrych y data, dynnu’ch caniatâd iddynt brosesu’ch data yn ôl. Mae gennych yr hawliau canlynol hefyd: 
    • Hawl mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn am gopi o'r wybodaeth sydd gan gynghorwyr etholedig amdanoch.
    • Yr hawl i gywiro – mae gennych hawl i gywiro data sydd gan gynghorwyr etholedig amdanoch sy'n anghywir neu'n anghyflawn.
    • Yr hawl i gael eich anghofio mewn rhai amgylchiadau - gallwch ofyn i'r data sydd gan gynghorwyr etholedig amdanoch gael ei ddileu o'u cofnodion.
    • Yr hawl i gyfyngu ar brosesu – lle mae amodau penodol yn berthnasol i gael yr hawl i gyfyngu ar y prosesu.
    • Yr hawl i gludadwyedd – mewn rhai amgylchiadau mae gennych yr hawl i gael y data y mae cynghorwyr etholedig yn ei ddal amdanoch wedi’i drosglwyddo i sefydliad arall.
    • Yr hawl i wrthwynebu – mae gennych yr hawl i wrthwynebu mathau penodol o brosesu, fel marchnata uniongyrchol a phrosesu awtomataidd
    • Yr hawl i gwyno - os bydd cynghorydd etholedig yn gwrthod eich cais dan hawliau mynediad, bydd yn rhoi rheswm pam i chi. Mae gennych yr hawl i gwyno. Os na all cynghorydd etholedig ddatrys eich cwyn yn foddhaol, gallwch gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (gweler y manylion cyswllt isod).
  18. Gallwch gysylltu â chynghorydd etholedig drwy lythyr, e-bost neu dros y ffôn, gan ddefnyddio'r manylion cyswllt a roddir ar wefan y cyngor. Sylwer y bydd angen i gynghorwyr etholedig ofyn am gerdyn adnabod os byddwch yn dewis arfer unrhyw un o'r hawliau uchod mewn perthynas â'ch data personol.

  19. Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw awdurdod goruchwylio'r DU sydd wedi cael ei sefydlu er mwyn sicrhau bod eich hawliau data'n cael eu cynnal ac rwy'n atebol i'r corff hwn er mwyn sicrhau bod yr holl ddata personol yr ydych chi'n ei ddarparu i mi yn cael ei brosesu a'i reoli mewn modd teg, cyfreithlon a thryloyw. Sylwer os byddwch yn cyflwyno cais neu gŵyn i mi (gweler 15 uchod) ac rydych yn anfodlon gyda'r ymateb, mae gennych hawl i gwyno'n uniongyrchol i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Gellir dod o hyd i fanylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd a rhagor o wybodaeth am eich hawliau ar wefan y Comisiynydd.